Segreteria e Amministrativo

La Segreteria svolge un ruolo di interfaccia tra le varie funzioni dell'organizzazione e il pubblico esterno, contribuendo a facilitare le comunicazioni interne ed esterne e a garantire un corretto flusso di informazioni.

Attività della Segreteria:

• Gestione delle Comunicazioni: Riceve e gestisce telefonate, e-mail e altre forme di comunicazione rivolte all'organizzazione, smistando le richieste ai reparti competenti o fornendo risposte immediate.
• Accoglienza e Assistenza: Accoglie visitatori, clienti, fornitori e cittadini presso gli uffici dell'organizzazione, fornendo informazioni e assistenza.
• Pianificazione Appuntamenti e Riunioni: Organizza appuntamenti e incontri per il personale o i dirigenti dell'organizzazione, gestendo l'agenda e coordinando gli impegni.
• Archiviazione e Gestione Documentale: Si occupa dell'archiviazione e della gestione dei documenti, garantendo la corretta conservazione e la facilità di reperimento.
• Gestione delle Forniture: Coordina l'acquisto e la distribuzione di materiali di cancelleria, forniture e altre risorse necessarie per l'organizzazione.
• Supporto Amministrativo: Fornisce supporto alle attività amministrative, compresa la redazione di documenti, la compilazione di moduli e altre attività di routine.
• Segreteria di Riunioni: Si occupa della preparazione e del coordinamento delle riunioni, inclusa la stesura di verbali e la distribuzione delle informazioni pertinenti.
• Gestione delle Richieste Esterne: Gestisce richieste, segnalazioni o reclami provenienti dal pubblico esterno, assicurandosi che siano trattati in modo tempestivo e adeguato.